فعالیت های مدیریتی، مجموعه ی تصمیم گیری برای هدایت و تنظیم امور است. مدیریت کتابخانه با به کار گیری روش های کار بردی، میان نیروی انسانی و بخش های مختلف هما هنگی ایجاد می کند تا خدمات کتابخانه به نحو موثر و مفید ارایه شود.
مدیریت کتابخانه و مرکز دانش دو ویژگی دارد:
۱. کتابخانه به جز در موارد خاص، بخشی از یک سازمان بزرگتر است و خود، واحد جداگانه ای نیست. برای نمونه، کتابخانه ی آموزشگاهی جزیی از یک موسسه ی آموزشی است.
۲.کتابخانه، موسسه ای غیر انتفاعی است ونیابددر پی کسب سود مادی بیشتر یا زیان کمتر باشد. پیشرفت کتابخانه را نمی توان با سود مادی اندازه گیری کرد.
سازمان کتابخانه ها با توجه به نوع کتابخانه و گروه مراجعه کنندگان به انواع گوناگون تقسیم می شوند و با وجود آنکه ماهیت همه ی آ ن ها یکی است ، دارای هدف های گوناگونی هستند که در چگونگی اداره ی سازمان اثر می گذارند. برای نمونه، هدف و چگونگی اداره ی کتابخانه ی کوچکی که یک نفر به تنهایی اداره می کند، با سازمان یک کتابخانه ی بزرگ مجهزبه ابزار و فناوری جدید یکسان نیست.
مدیریت مطلوب:
برای داشتن مدیریت مطلوب حتی در مراکز کوچک ،رعایت نکات زیر لازم است:
۱.برنامه ریزی: از وظایف اصلی مدیریت است که در گسترش کتابخانه نقش محوری دارد و شامل شناخت اهداف سازمانی ،شناخت وضع موجود، بررسی نیاز ها، تعیین اولویت ها و انتخاب خط مشی هایی است که در نهایت سبب رسیدن به هدف های مورد نظر خواهند شد. هنگام برنامه ریزی چگونگی انجام کار باید روش های اجرا ومیزان بودجه برای نیاز های حال و آینده مشخص شود. فرض کنید کتابخانه ای تصمیم می گیرد موجودی برداری کند. در برنامه ریزی برای این کار، باید چگونگی اجرا و مراحل آن، تعداد افرادی که باید در کار مشارکت کنند، مدت زمان اجرا و هزینه های احتمالی مشخص شود.
۲. بودجه بندی: برآورد بودجه و تأمین اعتبار مالی نیز از اساسی ترین کار های مدیر کتابخانه است. انجام موفقیت آمیز برنامه های گوناگون، بستگی به وضعیت مالی کتا بخانه دارد. به طور معمول، پیش بینی بودجه و برنامه ریزی مالی، یکساله است و پس از تصویب آن، مدیر کتابخانه می تواند برای خرید کتاب، ابزار و تجهیزات، انجام تعمیرات و دیگر فعالیت ها اقدام کند.
۳. رهبری وتصمیم گیری: شامل بهترین طرح ها و راه هایی است که برای رسیدن به اهداف، انتخاب و تصمیم گیری می شود. برای نمونه، با توسعه ی فناوری و فراگیر شدن آن، مدیر کتابخانه ناچار است برای تغییر سیستم دستی به ماشینی تصمیم مناسب بگیرد و اجرای این تصمیم را سرپرستی کند.
۴.سازماندهی: در این مرحله، وظایف بر پایه ی نمودار سازمانی تعیین می شوند و پیشبرد مطلوب امور کتابخانه به سازمانی منظم نیاز دارد. این کار در کتابخانه هایی با نیروی انسانی بیش از دو نفر قابل اجراست. در چنین وضعیتی باید مقام و نقش هر یک از کارکنان همراه با شرح وظیفه ی آن ها تعیین شود تا مشکلی در انجام کار پیش نیاید.
۵.هدایت: هدایت، موضوع پیچیده ای است و به ارتباط موثر با افراد و درک انگیزه های رفتاری آن ها نیاز دارد. هدایت مدیریت در کتابخانه به معنای راهنمایی و نظارت بر کمک همکاران و کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی است. رییس کتابخانه با داشتن ویژگی هایی مانند درک وضعیت موجود، قدرت تصمیم گیری، روابط عمومی صحیح و مسئو لیت پذیری، در اداره ی کارها موفق خواهد بود.
۶. نظارت: به معنای ارزیابی چگونگی انجام کار در یک کتابخانه است. نظارت موفق سبب می شود که از انحراف سیستم، پیش از آنکه جنبه ی جدی پیدا کند، جلوگیری کرد. مهمترین معیار هایی که نتایج کار بر پایه ی آ ن ها سنجیده می شوند عبارت اند از: ١) کمیت ٢) کیفیت ٣) زمان صرف شده ٤) هزینه. در نمونه ی موجودی برداری در کتابخا نه، اگر برنامه ریزی شود که ۵ هزار نسخه کتاب طبق اصول صحیح در مدت زمان یک ماه و با صرف مبلغی معادل "آ" ریال انجام شود و در نیمه راه رف خوانی مشخص شود که زمان کمی به پایان مدت مقرر باقی مانده و تمام هزینه هم مصرف شده است مدیر باید با نظارت دقیق، علت کندی در کار را تشخیص دهد ومشکلات را از میان بردارد.
۷.هماهنگی: یکی از هدف های مدیریت، هماهنگی است . زمانی که هماهنگی لازم میان فعالیت های یک کتابخانه به وجود آید ، می توان به موفقیت دست یافت و این وقتی ممکن است که وظایف برنامه ریزی، راهبری، سازماندهی، هدایت و کنترل به شکل موثر اجرا شود. برای نمونه، باهماهنگی در چگونگی انجام کار، تقسیم کار بین افراد و تقسیم زمان لازم در رف خوانی، می توان از از دسترسی به مو فقیت اطمینان حاصل کرد.
۸.گزارش: تهیه ی گزارش کمک می کند که فرد یا افراد مسئول، از اوضاع کار با خبرباشند. تهیه ی گزارش هم سبب ایجاد ارتباط میان بخش های مختلف کتابخانه می شود و هم کتابخانه را به مردم می شناساند. در عین حال تجربه ای برای فعالیت های مشابه در آینده نیز هست.
در روند مدیریت، بی اعتمادی به دیگران و به عهده گرفتن همه ی کارها و مسئولیت ها به تنهایی، کاری نادرست است. باید پیشنهاد های دیگران را هم شنید، حتی اگر دشوار باشد. کارکنان کتابخانه باید احساس کنند می توانند عقیده ی خود را آزادانه بیان کنند و اطمینان داشته باشند که به پیشنهاد های آن ها توجه می شود. احترام به عقاید دیگران از طرف مدیریت تاثیر مثبتی در روند کار خواهد داشت.
مدیریت در کتابخانه های عمومی:
مهمترین هدف مدیریت در کتابخانه های عمومی، جلب رضایت مراجعه کنندگان و افراد جامعه است که با فراهم کردن هر گونه مطلب و منابع برای رفع نیاز های آن ها امکان پذیر خواهد بود.
مدیریت در کتابخانه ها ی آموزشگاهی:
هدف اصلی این کتابخانه ها تشویق به خواندن کتاب و ایجاد عادت مطالعه و تقویت قوه ی تفکر و بر انگیختن حس کنجکاوی دانش آموزان است، حتی اگر کتابخانه تنها محدود به یک کلاس یا یک قفسه کتاب باشد.
گاهی در بعضی کتابخانه ها، تمام کارهای کتابخانه، از مدیریت گرفته تادیگر فعالیت ها به عهده ی یک نفر است. در این گونه کتابخانه ها، اگر چه اصول کلی مدیریت را نباید فراموش کرد، مواردی که در کتابخانه های دارای کارکنان بیشتر وجود دارد، مطرح نخواهد بود.
